Het uitblijven van betalingen na het sturen van facturen is niet ongewoon, meestal gaat het gewoon goed maar het kan altijd gebeuren dat een bedrijf bewust niet of te laat betaalt, of het nou komt door liquiditeitsproblemen of uit een boekhoudkundige overweging. Als het voorkomt dat betaling van een factuur uitblijft, is de eerste stap het sturen van een betalingsherinnering, ook wel een aanmaning genoemd. Als er in de periode van de herinnering geen betaling plaatsvindt, dan mogen er incassokosten in rekening gebracht worden.
Het sturen van een correcte herinnering
In de wet is een betaaltermijn van een factuur opgesteld, namelijk 30 dagen. Ondernemers mogen hiervan afwijken met een minimum van 40 en een maximum van 60 dagen, deze periode wordt gezien als de betaaltermijn maar is dit volgens de wet niet.
Telefonische benadering
Sommige bedrijven nemen ook telefonisch contact op met debiteuren, vaak gebeurt dit in een mindere harde toon omdat ze niet direct en concreet om geld gaan vragen. Dit kan namelijk slecht overkomen waardoor de relatie tussen het bedrijf en de debiteur verslechterd. Het telefonisch contact vindt voornamelijk plaats om erachter te komen wat de situatie van deze persoon of dit bedrijf is, een voordeel van een telefonische benadering is ook dat het door de debiteur moeilijk te negeren is. Anders, is het met een digitale betalingsherinnering. Hierin staat altijd wel heel hard de uiterlijke datum waarop de factuur betaald moet zien.
Verschil tussen herinnering en aanmaning
Formeel betekenen beide termen in principe hetzelfde, echter maken ze vaak een onderscheid hiertussen. Een betalingsherinnering heeft volgens velen een vriendelijkere toon, daarom wordt het ook aangeraden deze bewoording als eerste te gebruiken, voornamelijk omdat veel debiteuren niet bewust de factuur niet betalen. De term aanmaning komt volgens veel ondernemers veel dwingender over, wat ervoor kan zorgen dat de debiteur meer druk krijgt. Veel ondernemers kiezen ervoor om de term aanmaning te gebruiken nadat de initiële betalingsherinnering verstuurd is.
Betalingsherinnering via whatsapp
Geheel volgens de digitale ontwikkeling van de laatste decennia gebeurt er steeds meer digitaal, het versturen van een betalingsherinnering ontkomt hier ook niet aan. Er zijn zelfs incassobureaus die deze dienst aanbieden, welke als ronduit positief ervaart worden. De toon van de betalingsherinnering wordt volgens velen hierdoor een stuk vriendelijker, ook door gebruik te maken van emoticons, bijvoorbeeld het versturen van een duimpje na betaling. Ook wordt er via Whatsapp meestal gesproken met ‘je’ of ‘jij’, tenzij de opdrachtgever dat anders aangeeft natuurlijk.