Voldoet een klant zich niet aan zijn betalingsverplichting ook al heeft u wel uw product of dienst geleverd? Dat is altijd een lastige situatie en kan erg frustrerend zijn. Niet alleen omdat u natuurlijk uw rechtmatige betaling wilt ontvangen maar, ook omdat u liever een goede relatie met uw klanten wilt behouden. Maar wat kan een incassobureau voor een bedrijf betekenen en wanneer is het mogelijk voor een bedrijf om een incassobureau in te schakelen?
Wat is een incassobureau
Een incassobureau helpt bedrijven wanneer een bedrijf moeilijkheden heeft met een klant in verband met de klants betalingsverplichting. Een incassobureau kan niet zomaar worden ingeschakeld door een bedrijf. Er is een bepaald process dat vooraf gaand voltooid moet zijn voordat een incassobureau ingeschakeld kan worden. Deze stappen worden later verder uitgelegd. Wanneer een incassobureau ingeschakeld wordt is het de taak van het incassobureau om op een juiste manier de vereiste waarde van de betaling te innen voor de opdrachtgevende onderneming. Het incassobureau werkt dan dus als derde tussen het bedrijf en de klant en probeert te zorgen dat de opdrachtgever het geld van de betaling alsnog krijgt.
Process
Het allerbelangrijkste waar een bedrijf rekening mee moet houden voordat er een incassobureau kan worden ingeschakeld is, dat een incassobureau niet ingeschakeld kan worden zonder dat er aan de klant, van te voren, duidelijk is aangegeven dat hij/zij niet voldoet aan de betalingsverplichting.
Het is normaal om als eerst herinneringsbrieven of e-mails aan de klant te sturen waarin duidelijk vermeld wordt dat de klant (nog) niet voldaan heeft aan zijn betalingsverplichtig en wanneer de betaling niet voldaan wordt, het bedrijf overgaat tot incassomaatregelen. Het bedrijf dient in deze herinnering de klant een duidelijke maar ook redelijke termijn aan te bieden waarin de betaling voldaan moet worden. Vaak is dit een termijn van 14 tot 30 dagen. Als de betalingsplicht na de termijn, die de onderneming de klant aangeboden had, nog niet voldaan is, kan het bedrijf de hulp van een incassobureau inschakelen.